Dasar manajemen BAB 5

BAB 5

PROSES PERENCANAAN

5.1. PENGERTIAN NPERENCANAAN

                        Perencanaan adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yg harus dilakukan, kapan, bagaimana, dan oleh siapa.

Perencanaan adalah proses dasar di mana manajemen memutuskan tujuan dan cara mencapainya.. Perencanaan yg baik dapat dicapai dg mempertimbangkan kondisi diwaktu yg akan datang dalam mana perencanaan dan kegiatan yg  di putuskan akan dilaksanakan, serta periode sekarang  pada saat rencana dibuat..

Empat Tahap Dasar Perencanaan

                        Semua kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui empat tahap berikut yakni:

Tahap 1 :  Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan.

Tahap 2 :  Merumuskan keadaan  saat ini.

Tahap 3 :  Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan.

Tahap 4 :  Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan.

5.2. ALASAN – ALASAN PERLUNYA PERENCANAAN

                        Ada  dua alasan dasar  perlunya perencanaan.

a.        “Protective benefit “ yg dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan

b.      “ Positive benefit “ dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi.

Manfaat Perencanaan:                                       

1.       Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan

2.       Membantu dalam kristalisasi persesuaian pada masalah – masalah utama

3.       Memungkinkan  manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas.

4.       Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat

5.       Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi

6.       Memudahkan di dalam melakukan koordinasi di antara berbagai  bagian  organisasi.

7.       Membuat tujuan lebih khusus, terperinci  dan lebih mudah dipahami.

8.       Meminimumkan pekerjaan yg tidak pasti

9.       Menghemat waktu, usaha dan dana.

Kelemahan Perencanaan

1.       Pekerjaan yg tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi nyata.

2.       Perencanaan cenderung menunda kegiatan

3.       Perencanaan mungkin terlalu membatasi manajemen untuk berinisiatif dan berinovasi.

4.       Kadang-kadang hasil terbaik didapatkan  oleh penyelesaian situasi individual dan penanganan setiap masalah saat masalah itu terjadi.

5.       Ada rencana-rencana yg diikuti cara-cara yg tidak konsisten

5.3. HUBUNGAN PERENCANAAN DENGAN FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN LAINNYA.

Dalam banyak hal, perencanaan  adalah fungsi yg paling  dasar dan meresap keseluruh fungsi-fungsi manajmen

Lainnya.Fungsi perencanaan dan  fungsi-fungsi serta kegiatan – kegiatan manajerial lainnya adalah saling berhubungan, saling tergantung, dan berinteraksi.

Pengorganisasian dan Penyusunan Personalia

       Pengorganisasian adalah proses pengaturan kerja bersama sumber daya – sumber daya keuangan, phisik dan manusia dalam organisasi.Perencanaan menunjukan  cara dan perkiraan bagaimana  menggunakan sumber daya – sumber daya tersebut untuk mencapai efektifitas paling tinggi. Sebagai contoh , penyusunan  personalia organisasi tidak akan dapat tersusun  secara efectif tanpa perencanaan personalia.

                        Pengarahan

                       Fungsi pengarahan selalu berkaitan erat dengan perencanaan.Perencanaan menentukan kombinasi yg paling baik dari faktor – faktor, kekuatan-kekuatan, sumber daya – sumber daya dan hubungan – hubungan yg diperlukan  untuk mengarahklan  dan memotivasi  karyawan. Fungsi pengarahan meliputi  penerapan unsur-unsur  tersebut menjadi pengaruh.

Pengawasan

       Perencanaan dan pengawasan saling berhubungan sangat erat, sehingga sering disebut  sebagai “Kembar siam “ dalam manajemen.Pengawasan adalah penting sebagai produk perencanaan  efektif. Bagi manajer  hal ini menunjukan apakah rencana  yg telah disusun  realistik atau tidak, bila rencana tidak realistik atau praktek  manajemen buruk akan menyebabkan rencana tidak dikerjakan  seperti yg diharapkan. Oleh karena itu , pengawasan bertindak sebagai kriteria penilaian  pelaksanaan kerja terhadap rencana.Pengawasan juga menjadi bagian dari rencana baru.

TIPE – TIPE PERENCANAAN DAN RENCANA.

       Meskipun proses dasar perencanaan  adalah sama bagi setiap  manajer, dalam praktek perencanaan  dapat mengambil berbagai bentuk. Ini disebabkan  beberapa alasan.:

Pertama: perbedaan tipe organisasi  mempunyai  perbedaan misi( maksud), di mana pendekatan perencanaan yg digunakan berbeda pula.

Kedua : bahkan dalam suatu organisasi yg sama dibutuhkan  tipe-tipe perencanaan yg berbeda untuk waktu-waktu yg berbeda.

Ketiga : manajer-manajer yg berlainan akan mempunyai gaya perencanaan yg berbeda.

       Ada  paling sedikit lima dasar pengklasifikasian  rencana-rencana sbb:

1.       Bidang fungsional

Setiap faktor/bidang memerlukan tipe perencanaan yg berbeda.Misal  rencana produksi tentu berbeda dg rencana pemasaran.

2.       Tingkatan Organisasional,

Teknik – teknik  dan isi perencanaan berbeda untuk tingkatan yg berbeda pula.

3.       Karakteristik – karakteristik rencana, meliputi faktor-faktor fleksibilitas, kompleksitas,keformalan, kerahasiaan,biaya, rasionalitas, kuantitatif dan kualitatif.

4.       Waktu, menyangkut rencana jangka pendek, menengah, dan jangka panjang.

5.       Unsur – unsur rencana, dalam wujud anggaran, program, prosedur, kebijaksanaan dsb.

v  Ada dua tipe utama rencana :

1.       Rencana – rencana strategik ( strategic plants ), yg di rancang  memenuhi tujuan – tujuan organisasi yg lebih luas.

2.       Rencana-rencana operasional ( operational plants ), penguraian lebih terperinci bagaimana rencana- rencana strategik akan di capai. Terdiri dari : a/ Rencana sekali pakai ( single use plants ) dan b/ rencana tetap ( standing plants )

v  Rencana – rencana Strategik

       Strategi adalah program umum untuk pencapaian tujuan – tujuan organisasi dalam pelaksanaan misi.Strategi memberikan pengarahan terpadu bagi organisasi dan berbagai tujuan  organisasi, dan memberikan  pedoman pemanfaatan  sumber daya – sumber daya organisasi yg digunakan untuk mencapai tujuan.

v  Rencana – rencana Sekali – Pakai

       Rencana sekali pakai adalah serangkaian kegiatan terperinci yg kemungkinan  tidak berulang dalam bentuk yg sama di  waktu mendatang.Tipe – tipe pokok rencana sekali pakai adalah program, proyek dan anggaran.

v  Rencana – rencana Tetap.

       Wujud umum rencana – rencana tetap adalah kebijaksanaan, prosedur, dan aturan. Rencana tetap ini sekali di tetapkan  akan terus diterapkan sampai perlu diubah atau dihapuskan.

Kebijaksanaan ( policy ) adalah pedoman umum pembuatan keputusan

Prosedur standart adalah pedoman – pedoman pelaksanaan kebijaksanaan yg lebih terperinci atau disebut  “tandar operasional prosedur “ SOP.

Aturan adalahpernyataan  bahwa suatu kegiatan tertentu boleh atau tidak boleh dilakukan dalam situasi tertentu

v  FAKTOR WAKTU DAN PERENCANAAN

       Faktor waktu mempunyai pengaruh sangat besar terhadap perencanaan dalam ntiga hal yakni:

                        Pertama : waktu  sangat diperlukan  untuk melaksanakan  perencanaan efektif

Kedua : waktu sering diperlukan  untuk melanjutkan setiap langkah perencanaan  tanpa informasi lengkap  tentang              variabel – variabel dan alternatif-alternatif, karena waktu  diperlukan  untuk mendapatkan data  dan         memperhitungkan semua kemungkinan.

Ketiga: jumlah waktu yg akan dicakup dalam  rencana  harus dipertimbangkan.

v  PERENCANAAN STRATEGIK

                                Perencanaan  Strategik adalah proses pemilihan  tujuan-tujuan organisasi; penentuan strategi, kebijaksanaan dan program-program strategik yg diperlukan untuk  tujuan 0- tujuan tersebut.

                         Perencanaan strategik menjadi sangat penting karen beberap hal berikut:

1-      Kenaikan tingkat perubahan teknologi

2-      Pertumbuhan kompleksitas pekerjaan manajerial

3-      Peningkatan kompleksitas lingkungan eksternal

4-      Semakin panjangnnya tenggang waktu antara keputusan – keputusan sekarang  dan hasil-hasil di waktu akan datang.

v  Proses Perencanaan Strategik

Langkah-langkah proses penyusunan perencanaan strategik adalah:

1-      Penentuan misi dan tujuan

2-      Pengembangan profil perusahaan

3-      Analisa Lingkungan eksternal

4-      Analisa internal perusahaan

5-      Identifikasi kesempatan dan ancaman strategik

6-      Pembuatan keputusan strategik

7-      Pengembangan strategi perusahaan

8-      Implementasi strategi

9-      Peninjauan kembali dan evaluasi.

v  Berbagai Kebaikan dan Kelemahan Perencanaan Strategik         

@ kebaikan – kebaikan

-          Memberikan pedoman yg konsisten  bagi kegiatan-kegiatan organisasi

-          Membantu para manajer dalam pembuatan keputusan

-          Mampu meminimumkan kemungkinan – kemungkinan kesalahan

        @ Kelemahan – kelemahan

-          Memerlukan  investasi dalam waktu, uang  dan orang yg cukup besar.

-          Cenderung membatasi organisasi hanya terhadap  pilihan yg paling rasional dan bebas resiko

v  HAMBATAN – HAMBATAN PERENCANAAN EFEKTIF

                Pertama:   Penolakan internal para perencana terhadap penetapan tujuan dan pembuatan rencana untuk      mencapainya

                Kedua  : Keengganan para anggota organisasi untuk menerima perencanaan dan rencana – rencana karena    perubahan – perubahan yg ditimbulkannya.

       Beberapa  faktor penyebab kegagalan  manajer  dalam membuat perencanaan atau tujuan  organisasi:

a-      Kurang pengetahuan tentang organisasi

b-      Kurang pengetahuan tentang lingkungan

c-       Ketidakmampuan melakukan peramalan secara efektif

d-      Kesulitan perencanaan operasi-operasi yg tidak berulang

e-      Biaya

f-       Takut gagal

g-      Kurang percaya diri

h-      Ketidaksediaan untuk menyingkirkan  tujuan-tujuan alternatif.

v  KRITERIA PENILAIAN EFEKTIVITAS RENCANA

Beberapa kriteria untuk menilai efektivitas perencanaan :

1>     Kegunaan

2>      Ketepatan  dan obyektivitas

3>     ruang lingkup

4>     efektivitas biaya

5>     akuntabilitas

6>     ketepatan waktu